11/17/2022
As the necessity and availability of work-from-home arrangements changed over the past three years, so too did the tax rules under which employees could claim a deduction for home office related costs. Under the tax rules in place prior to 2020, such a deduction was available only where employees met a number of criteria and could provide the tax authorities with an itemized accounting of eligible home office expenses incurred, as well as attestation from their employer of the terms of the work-from-home arrangement. In 2020, however, the federal government, recognizing that millions of Canadians would be claiming home office expense deductions for the first time, simplified the rules to provide for a standardized deduction claim for eligible employees who were working from home because of the pandemic.
The standardized deduction is still available to be claimed by individual employees who worked from home during 2022. However, the eligibility criteria for claiming the standardized deduction (which is the same test which applied in 2020 and 2021) may be more difficult for employees to meet in 2022, as work-from-home arrangements have evolved.
The standardized claim for home office expenses which was introduced in 2020 allows employees to claim a deduction of $2 per day for each day that the employee worked from home. There is no requirement to document expenses incurred and no need to provide verification from an employer that the work from home arrangement was required of the employee. However, in order to be eligible for the standardized deduction for 2022, the following criteria must be satisfied:
- an employee must have worked from home during the year due to the COVID-19 pandemic: and
- the work from home arrangement must have lasted for at least four consecutive weeks, with the employee working from home at least 50% of the time during those four consecutive weeks.
It may well be that many employees who continued to work from home during 2022 for at least part of the time will not be able to fit themselves into the eligibility criteria for claiming the standardized deduction, because their work arrangements throughout the year had them in the office for more than 50% of the time (i.e. three days week in the office, two days working from home), or because any time period when they did work more than 50% of the time from home did not last at least four consecutive weeks. In such cases, the employee should consider whether he or she can make a claim for a home office expense deduction using the detailed method which was in place prior to 2020 and continues to be available for 2022. And, while the record keeping requirements to claim such a deduction under the detailed method will be more onerous, using that detailed method can often produce a bigger expense claim and therefore a better tax result for the taxpayer.
In order to claim a deduction for costs related to a work from home space using the detailed method, an employee must meet at least one of the following conditions.
- The employee worked from home during 2022 as a consequence of the pandemic (including employees who were given a choice and elected to work from home); or
- the employee was required by his or her employer to work from home during 2022 (this can be just a verbal or written agreement between employer and employee).
In addition, at least one of the following criteria must also be satisfied in order to claim work from home costs under the detailed method:
- The work from home space is where the individual mainly (more than 50% of the time) did his or her work for a period of at least four consecutive weeks during 2022; or
- The individual uses the workspace only to earn his or her employment income. He or she must also use it on a regular and continuous basis for meeting clients, customers, or other people in the course of his or her employment duties.
Once these threshold criteria are met, a broad range of costs become deductible by the employee. Specifically, a salaried employee can claim and deduct the part of specified costs that relate to his or her work from home space, such as rent, utilities costs like electricity, heating, water (or the portion of a condo fee attributable to such utilities costs), home maintenance and minor repair costs, and internet access (but not internet connection) fees.
Once total expenses are tallied, the taxpayer must determine the percentage of those expenses which can be deducted as home office expenses, and the CRA provides detailed information on its website of how such determination is made. Generally, the employee determines that percentage based on the square footage of the workspace as a percentage of the overall square footage of the home. Where the workspace is not a separate room but is a shared space like a dining room, the employee must also calculate the number of hours for which that space is dedicated to work from home activities. Detailed information on how to make those calculations (including an online calculator) can be found on the CRA website at https://www.canada.ca/en/revenue-agency/services/tax/individuals/topics/about-your-tax-return/tax-return/completing-a-tax-return/deductions-credits-expenses/line-22900-other-employment-expenses/work-space-home-expenses/work-space-use.html.
In all cases, the CRA can ask the taxpayer to provide documentation and support for claims made using the detailed method.
There is one further requirement for employees who seek to deduct costs incurred in relation to a home office using the detailed method. Each such employee must obtain either a T2200S Declaration of Conditions of Employment for Working at Home Due to COVID-19 - Canada.ca or T2200 Declaration of Conditions of Employment - Canada.ca. On those forms, the employer must certify the work from home arrangement and confirm that the employee is required to pay his or her own home office expenses and is not being reimbursed for any such expenses incurred. Where there is any kind of reimbursement provided, the employer must specify the type of expense reimbursed, and the amount of reimbursement. And, of course, the employee cannot claim a deduction for any expenses for which reimbursement was received.
For the many taxpayers who claimed the standardized home office expense deduction in 2020 and 2021, the filing season for returns for 2022 may be the first time they encounter the rules and requirements which govern claims for home office expenses using the detailed method. It would, therefore, be advisable to do some upfront planning to determine what kind of deduction claim (standardized vs. detailed) they may be able to make for 2022, and to ensure that any record keeping needed to support that deduction is done before tax filing season arrives a few months from now.
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La structure des modalités du travail à domicile pour les employés est en constante évolution depuis les trois dernières années. En 2020, presque tous les employés qui pouvaient travailler à partir de leur domicile étaient tenus de le faire, car la plupart des lieux de travail étaient fermés en raison des règles de confinement liées à la pandémie émises par la santé publique. À mesure que la pandémie s’est (modérément) atténuée en 2021, les employés ont pu recommencer, dans certains cas, à retourner travailler sur leur lieu de travail, à temps partiel ou plein. Cette tendance s’est maintenue en 2022, même si, dans la plupart des cas, les employés travaillent maintenant de la maison par entente avec leur employeur, plutôt qu’en raison des exigences des autorités sanitaires.
Au fur et à mesure que la nécessité et la disponibilité du travail à domicile ont évolué au fil des trois dernières années, les règles fiscales en vertu desquelles les employés pouvaient demander une déduction pour les coûts liés au travail à domicile ont également changé. En vertu des règles fiscales en vigueur avant 2020, une telle déduction n’était offerte que lorsque les employés répondaient à un certain nombre de critères et pouvaient fournir aux autorités fiscales une comptabilité détaillée des dépenses admissibles engagées pour le bureau à domicile, ainsi qu’une attestation fournie par leur employeur précisant les modalités de leur entente de travail à domicile. Toutefois, en 2020, le gouvernement fédéral, reconnaissant que des millions de Canadiens feraient pour la première fois la demande pour la déduction pour frais de bureau à domicile, a simplifié les règles afin de permettre un processus de déduction uniforme pour l’ensemble des employés admissibles qui travaillaient à domicile en raison de la pandémie.
Les employés qui ont travaillé à domicile en 2022 peuvent toujours demander la déduction simplifiée. Toutefois, les critères d’admissibilité pour demander la déduction simplifiée (qui sont les mêmes qu’en 2020 et en 2021) pourraient être plus difficiles à respecter pour les employés en 2022, car les modalités de travail à domicile ont évolué.
La demande de déduction simplifiée pour les frais de bureau à domicile, inaugurée en 2020, permet aux employés de demander une déduction de 2 $ par jour pour chaque jour où l’employé a travaillé à domicile. Il n’est pas nécessaire de documenter les dépenses engagées ni de fournir une vérification de la part d’un employeur prouvant que l’employé était tenu de travailler à domicile. Toutefois, les critères suivants doivent être respectés afin que ce dernier soit admissible à la déduction simplifiée pour 2022 :
- Un employé doit avoir travaillé de la maison pendant l’année en raison de la pandémie de COVID-19;
- L’entente de travail à domicile doit avoir duré au moins quatre semaines consécutives, l’employé travaillant de la maison au moins 50 % du temps pendant ces quatre semaines consécutives.
Il se peut fort bien que de nombreux employés qui ont continué de travailler à domicile en 2022 pendant au moins une partie du temps ne soient pas en mesure de satisfaire les critères d’admissibilité pour demander la déduction simplifiée, parce que leurs modalités de travail tout au long de l’année les ont maintenus au bureau pendant plus de 50 % du temps (c.-à-d. trois jours par semaine au bureau, deux jours de travail à domicile), ou parce que toute période pendant laquelle ils ont travaillé plus de 50 % du temps à la maison n’a pas duré au moins quatre semaines consécutives. Dans de tels cas, l’employé doit déterminer s’il lui est possible de demander une déduction pour frais de bureau à domicile en utilisant la méthode détaillée, en place avant 2020 et toujours disponible pour 2022. De plus, même si les exigences en matière de tenue de dossiers pour demander une telle déduction selon la méthode détaillée seront plus onéreuses, l’utilisation de cette méthode détaillée peut souvent produire une demande de remboursement de dépenses plus importante et, par conséquent, un meilleur résultat fiscal pour le contribuable.
Pour demander une déduction pour les coûts liés à un espace de travail à domicile en utilisant la méthode détaillée, un employé doit remplir au moins une des conditions suivantes :
- L’employé a travaillé de la maison en 2022 en raison de la pandémie (y compris les employés qui ont pu choisir et qui ont opté pour le travail à domicile); ou
- L’employé était tenu par son employeur de travailler de la maison en 2022 (il peut s’agir simplement d’une entente verbale ou écrite entre l’employeur et l’employé).
De plus, il faut qu’au moins un des critères suivants soit satisfait pour que les frais liés au travail à domicile soient déduits selon la méthode détaillée :
- L’espace de travail à domicile est l’endroit dans lequel la personne a principalement travaillé (plus de 50 % du temps) pendant une période d’au moins quatre semaines consécutives en 2022; ou
- La personne utilise l’espace de travail uniquement pour y gagner son revenu d’emploi. Il ou elle doit également l’utiliser de façon régulière et continue pour rencontrer des clients ou d’autres personnes dans le cadre de ses fonctions.
Une fois ces critères de base respectés, il devient possible pour l’employé de déduire une vaste gamme de frais. Plus précisément, un employé salarié peut faire la demande et déduire la partie des coûts précisés qui se rapportent à son travail dans l’espace à la maison, comme le loyer, les coûts des services publics comme l’électricité, le chauffage, l’eau (ou la partie des frais de copropriété attribuable à ces coûts), les frais d’entretien de la maison et de réparations mineures, les frais d’accès à Internet (mais pas de connexion Internet).
Une fois le total des dépenses comptabilisé, le contribuable doit déterminer le pourcentage de ces dépenses qui peuvent être déduites en tant que dépenses de bureau à domicile; l’ARC fournit des renseignements détaillés sur son site Web concernant la façon dont une telle décision est prise. En général, l’employé détermine ce pourcentage en fonction de la superficie de l’espace de travail représenté en pourcentage de la superficie totale de la maison. Lorsque l’espace de travail n’est pas une pièce distincte, mais qu’il s’agit d’un espace partagé comme une salle à manger, l’employé doit également calculer le nombre d’heures pour lesquelles cet espace est consacré au travail à domicile. Des renseignements détaillés sur la façon de faire ces calculs (y compris un calculateur en ligne) se trouvent sur le site Web de l’ARC à l’adresse suivante : Dépenses de travail à domicile pour les employés — Déterminez votre utilisation de l’espace de travail.
Dans tous les cas, l’ARC peut demander au contribuable de fournir de la documentation à l’appui des demandes présentées au moyen de la méthode détaillée.
Il existe une seconde exigence pour les employés qui cherchent à déduire les coûts engagés relativement à un bureau à domicile en utilisant la méthode détaillée. Chaque employé peut se renseigner à ce sujet en cliquant sur l’un des liens suivants : T2200S Déclaration des conditions d’emploi liées au travail à domicile en raison de la COVID-19 ou T2200 Déclaration des conditions de travail — Canada.ca. Dans ces formulaires, l’employeur doit certifier le travail à domicile et confirmer que l’employé est tenu de payer ses frais de bureau à domicile et qu’il n’est pas remboursé pour ces dépenses engagées. Lorsqu’un remboursement est prévu, l’employeur doit préciser le type de frais remboursés et le montant du remboursement. Et, bien sûr, l’employé ne peut demander une déduction pour les dépenses pour lesquelles il a reçu un remboursement.
Pour les nombreux contribuables qui ont demandé la déduction simplifiée pour frais de bureau à domicile en 2020 et en 2021, la période de production des déclarations pour 2022 pourrait être leur premier contact avec les règles et les exigences régissant les demandes de remboursement des frais de bureau à domicile au moyen de la méthode détaillée. Par conséquent, il leur serait souhaitable de planifier en amont, de manière à déterminer le type de demande de déduction (simplifiée ou détaillée) qu’ils pourraient être en mesure de faire pour 2022, et de veiller à ce que toute tenue de dossiers nécessaire à l’appui de cette déduction soit effectuée avant l’arrivée de la période de production des déclarations de revenus, dans quelques mois.
