03/20/2023
As the pandemic dragged on into 2022, many employees continued to work from home for pandemic-related reasons. And probably at least as many employees reached an agreement with their employer that they would be able to continue to work from home for least some part of each work week, on a permanent basis. And, as was the case in 2020 and 2021, all of those workers may be entitled to claim a deduction on their 2022 tax return for expenses incurred to work from home.
Employees who work from home have always, assuming the requisite criteria are satisfied, been able to claim a portion of household expenses incurred. Doing so required the employee to obtain certification from the employer of the work-from-home arrangement, calculate household expenses incurred, determine the portion of such expenses which were attributable to the home office, and claim that amount on the annual return. Beginning in 2020, however, the Canada Revenue Agency (CRA), recognizing the greatly increased number of taxpayers who would be claiming home office expenses for the first time, relaxed the rules governing eligibility for claiming a deduction for home office expenses, and also introduced a new, temporary “flat rate” method of calculating the deduction for such expenses. The CRA has indicated that those more flexible rules, including the flat rate method, will continue to be allowed for the 2022 tax year.
Although the flat rate method is widely available, taxpayers who wish to do so and who qualify are still entitled to use the pre-existing detailed method under which actual eligible expenses incurred during the year are tallied and a percentage of those expenses claimed on the 2022 tax return. Given that the maximum deduction which can be claimed for the 2022 tax year using the flat rate method is just $500, taxpayers who worked from home for an extended period of time and who are willing to make the effort to retain and organize records for home office expenses, and to calculate the available deduction, will likely be rewarded with a better tax result.
Using the flat rate method
Although the flat rate method of claiming work from home expenses isn’t likely to produce the most beneficial tax result for the taxpayer, it has the undeniable advantage of greater simplicity.
In order to claim a deduction for costs related to a work-from-home space using the flat rate method, the following conditions must be met.
- The employee worked from home during 2022 as a consequence of the pandemic (including employees who were given a choice and elected to work from home); and
- The employee worked from home for more than 50% of the time for a period of at least four consecutive weeks during 2022.
In addition, the expenses claimed by the employee must be directly related to their work, and the employee must not have been fully reimbursed for such expenses by their employer. Where the employer reimburses only a portion of such expenses, the employee may still make a claim under the flat rate method, assuming the other criteria are met.
A taxpayer who meets all of the criteria for using the flat rate method can claim $2 for each day they worked from home during the four-consecutive-week qualifying period. They can then claim $2 per day for any additional days of working from home during the year. However, there is an overall cap on the amount of home office expenses which can be claimed under the flat rate method. For 2022, the maximum which can be claimed is $500. There is no requirement that the employee obtain a T2200 or a T2200S from the employer in order to make a flat rate claim, and no requirement that the employee keep or provide receipts for any costs incurred.
Using the detailed method
In order to claim a deduction for costs related to a work-from-home space using the detailed method, an employee must have worked from home for at least 50% of the time, during at least four consecutive weeks during 2022 as a consequence of the pandemic (including employees who were given a choice and elected to work from home).
Where work-from-home costs are claimed using the detailed method, the taxpayer ‘s employer must provide a signed a Form T2200S – Declaration of Conditions of Employment for Working at Home Due to Covid-19 or Form T2200 – Declaration of Conditions of Employment, certifying the work from home arrangement and the fact that the employee paid the costs relating to such arrangement.
Where there is any kind of reimbursement provided by the employer, the employer must specify the type of expense reimbursed, and the amount of reimbursement. And, of course, the employee cannot claim a deduction for any expenses for which reimbursement was received. Finally, the employee must keep all documents (invoices etc.) supporting their claim for work-from-home expenses. While those documents do not have to be filed with the return for 2022, the CRA has the right to ask for them in order to verify the claims by the taxpayer.
Once these threshold criteria are met, a broad range of costs becomes deductible by the employee. Specifically, a salaried employee can claim and deduct the part of specified costs that relate to their workspace, such as rent; utilities costs like electricity, heating, and water (or the portion of a condo fee attributable to such utilities costs); home maintenance and minor repair costs; and internet access (but not internet connection) fees.
Once total expenses are tallied, the taxpayer must determine the percentage of those expenses which can be deducted as home office expenses; the CRA provides detailed information on its website of how such determination is made. Generally, the employee determines the percentage based on the square footage of the workspace as a percentage of the overall square footage of the home. Where the workspace is not a separate room but is a shared space like a dining room, the employee must also calculate the number of hours for which that space is dedicated to work-from-home activities. Detailed information on how to make those calculations (including an online calculator) can be found on the CRA website at https://www.canada.ca/en/revenue-agency/services/tax/individuals/topics/about-your-tax-return/tax-return/completing-a-tax-return/deductions-credits-expenses/line-22900-other-employment-expenses/work-space-home-expenses/work-space-use.html.
Planning ahead for 2023
Employees who are now working from home at least part of the time as a permanent working arrangement will, of course, be able to claim eligible home office expenses in 2023 and future tax years. The rules governing such claims will, however, change beginning in 2023, and employees who wish to make such a claim for 2023 should be aware of and planning for those changes now.
Essentially, the federal government has determined that, starting with the 2023 tax year, the more flexible rules which governed the deduction of expenses related to working from home (including the flat rate method) during 2020, 2021, and 2022 are no longer needed and therefore will no longer be available. Employees who wish to claim home office expenses for 2023 will need to qualify under the “traditional” rules which governed such expense claims prior to 2020.
Those rules require that the employee meet the following criteria in order to claim home office expenses:
- The employee was required by his or her employer to work from home during the year; and
- The work at home space is where the individual mainly (more than 50% of the time) did their work during the year; or
- The individual uses the workspace only to earn their employment income. They must also use it on a regular and continuous basis for meeting clients, customers, or other people in the course of their employment duties.
The employee must also obtain from their employer a completed and signed Form T2200 – Declaration of Conditions of Employment, certifying the work from home arrangement and the fact that the employee is responsible for paying the costs associated with such arrangement.
Employees who can qualify to claim a deduction under the rules for 2023 will need to retain the records needed to calculate such deduction using the detailed method (the only one available for 2023). At this point, all that’s required is to set aside things such as property tax and utility bills, receipts for purchases of office supplies, etc., to be used next spring when completing the return for 2023 and claiming a deduction for such expenses.
While calculating the expenses which qualify for a home office expense deduction on the return for 2022 isn’t particularly complicated, the eligibility criteria for the deduction and determining the percentage of expenses eligible for that deduction can be detailed, especially as the range of work-from-home arrangements and work-from-home workspaces is almost limitless. The CRA has provided on its website a very helpful summary of both the general rules for claiming home office expenses for 2022, as well as guidance with respect to particular situations – for example, where two spouses share the same home office space. That information and guidance (including an FAQ document) can be found on the CRA website at https://www.canada.ca/en/revenue-agency/services/tax/individuals/topics/about-your-tax-return/tax-return/completing-a-tax-return/deductions-credits-expenses/line-22900-other-employment-expenses/work-space-home-expenses.html.
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Déduction des dépenses de travail à domicile pour 2022 et planification pour 2023
Alors que la pandémie s’éternisait en 2022, bon nombre d’employés ont continué de travailler de la maison pour des raisons liées à la pandémie, et au moins autant d’employés se sont entendus avec leur employeur pour pouvoir continuer à travailler de la maison pendant au moins une partie de leur semaine de travail, et ce, de façon permanente. Et, comme ce fut le cas en 2020 et 2021, tous ces travailleurs ont le droit de demander une déduction pour les dépenses de travail à domicile engagées sur leur déclaration de revenus de 2022.
Les employés qui travaillent de la maison ont toujours pu, en supposant que les critères soient remplis, déduire une partie des dépenses du ménage engagées. Pour ce faire, l’employé devait obtenir de son employeur une attestation relative à l’arrangement de travail à domicile, calculer les dépenses du ménage engagées, déterminer la partie de ces dépenses qui était attribuable au bureau à domicile et réclamer ce montant dans sa déclaration annuelle. À partir de 2020, cependant, l’Agence du revenu du Canada (ARC), reconnaissant le nombre nettement plus important de contribuables qui réclameraient des dépenses de travail à domicile pour la première fois, a assoupli les règles régissant l’admissibilité à la déduction des dépenses de travail à domicile et a également introduit une nouvelle méthode « à taux fixe » temporaire pour calculer la déduction de ces dépenses. L’ARC a indiqué que ces règles plus souples, y compris la méthode à taux fixe, seront toujours en vigueur pour l’année d’imposition 2022.
Bien que la méthode à taux fixe soit très répandue, les contribuables qui le souhaitent et qui y sont admissibles peuvent toujours utiliser la méthode détaillée déjà existante, selon laquelle les dépenses admissibles réelles engagées au cours de l’année sont comptabilisées et un pourcentage de celles-ci est réclamé dans la déclaration de revenus de 2022. Comme la déduction maximale qui peut être demandée pour l’année d’imposition 2022 au moyen de la méthode à taux fixe n’est que de 500 $, les contribuables qui ont travaillé de la maison pendant une période prolongée et qui sont prêts à faire les efforts nécessaires pour conserver et organiser les documents relatifs aux dépenses de travail à domicile et pour calculer la déduction qui s’applique seront probablement récompensés par un résultat fiscal plus avantageux.
Utiliser la méthode à taux fixe
Bien que la méthode à taux fixe permettant de réclamer les dépenses de travail à domicile ne soit probablement pas la plus avantageuse sur le plan fiscal pour le contribuable, elle possède l’avantage indéniable d’être plus simple.
Pour demander une déduction des coûts relatifs à un espace de travail à domicile au moyen de la méthode à taux fixe, les conditions suivantes doivent être remplies.
- L’employé a travaillé de la maison pendant l’année 2022 en raison de la pandémie (incluant les employés à qui l’on a donné le choix et qui ont opté pour le travail de la maison); et
- L’employé a travaillé de la maison plus de 50 % du temps pendant une période d’au moins quatre semaines consécutives en 2022.
De plus, les dépenses réclamées par l’employé doivent être directement liées à son travail et celles-ci ne doivent pas avoir été entièrement remboursées à l’employé par son employeur. Lorsque l’employeur ne rembourse qu’une partie des dépenses, l’employé peut toujours présenter une demande au moyen de la méthode à taux fixe, à condition que les autres critères soient remplis.
Un contribuable qui remplit tous les critères relatifs à la méthode à taux fixe peut demander 2 $ pour chaque jour travaillé de la maison pendant la période de référence de quatre semaines consécutives. Il peut ensuite demander 2 $ par jour pour tous les jours supplémentaires de travail à domicile pendant l’année. Cependant, un plafond global s’applique au montant des dépenses de travail à domicile qui peut être déduit selon la méthode à taux fixe. Pour l’année 2022, le montant maximal pouvant être déduit est de 500 $. Il n’est pas nécessaire que l’employé obtienne un formulaire T2200 ou T2200S de l’employeur pour faire une demande au moyen de la méthode à taux fixe, et l’employé n’a pas à conserver ou fournir des reçus pour les coûts engagés.
Utiliser la méthode détaillée
Afin de demander une déduction pour les coûts associés à un espace de travail à domicile en utilisant la méthode détaillée, un employé doit avoir travaillé de la maison au moins 50 % du temps pendant au moins quatre semaines consécutives en 2022 en raison de la pandémie (incluant les employés à qui l’on a donné le choix et qui ont opté pour le travail de la maison).
Lorsque les coûts de travail à domicile sont réclamés en utilisant la méthode détaillée, l’employeur du contribuable doit fournir un formulaire T2200S, Déclaration des conditions d’emploi liées au travail à domicile en raison de la COVID-19 ou un formulaire T2200, Déclaration des conditions de travail signé, qui atteste de l’arrangement de travail à domicile et du fait que l’employé a payé les coûts associés à cet arrangement.
Lorsque l’employeur accorde un quelconque remboursement, ce dernier est tenu de préciser la nature des dépenses remboursées et le montant du remboursement. Et, bien entendu, l’employé ne peut pas demander de déduction pour les dépenses qui ont fait l’objet d’un remboursement. Enfin, l’employé doit conserver tous les documents (factures, etc.) à l’appui de sa demande de remboursement des dépenses de travail à domicile. Bien que ces documents n’aient pas à être joints à la déclaration de revenus 2022, l’ARC a le droit de les demander afin de vérifier les informations fournies par le contribuable.
Une fois ces critères remplis, un large éventail de coûts peuvent être déduits par l’employé. Plus précisément, un employé salarié peut réclamer et déduire la partie des coûts déterminés qui se rapporte à son espace de travail, comme le loyer, les coûts des services publics tels que l’électricité, le chauffage et l’eau (ou la partie des frais de copropriété attribuable à ces coûts), les coûts d’entretien et de réparations mineures de la résidence et les frais d’accès Internet (mais pas les frais de connexion Internet).
Une fois le total des dépenses calculé, le contribuable doit déterminer le pourcentage de ces dépenses qui peut être déduit comme dépenses de bureau à domicile; l’ARC fournit des informations détaillées sur son site Internet sur la manière dont cette détermination est faite. Généralement, l’employé détermine le pourcentage en fonction de la superficie de l’espace de travail par rapport à la superficie totale de la maison. Lorsque l’espace de travail n’est pas une pièce séparée, mais plutôt un espace partagé comme une salle à manger, il doit également calculer le nombre d’heures pendant lesquelles cet espace est consacré aux activités de travail à domicile. Des renseignements détaillés sur la manière d’effectuer ces calculs (de même qu’une calculatrice en ligne) se trouvent sur le site Internet de l’ARC : Dépenses de travail à domicile pour les employés – Déterminez votre utilisation de l’espace de travail (canada.ca).
Planifier pour l’année 2023
Les employés qui travaillent désormais de la maison, du moins en partie, dans le cadre d’un arrangement de travail permanent pourront, bien entendu, réclamer des dépenses de travail à domicile admissibles en 2023 et lors des années d’imposition subséquentes. Toutefois, les règles régissant ces réclamations changeront à partir de l’année 2023, et les employés qui souhaitent faire une telle demande pour cette année-là doivent être conscients de ces changements et s’y préparer dès maintenant.
Essentiellement, le gouvernement fédéral a déterminé qu’à partir de l’année d’imposition 2023, les règles plus souples qui régissaient la déduction des dépenses de travail à domicile (ce qui comprend la méthode à taux fixe) en 2020, 2021 et 2022 ne seront plus nécessaires et ne seront donc plus en vigueur. Les employés qui souhaitent réclamer des dépenses de travail à domicile pour 2023 devront être admissibles en vertu des règles « traditionnelles » qui régissaient ces réclamations avant l’année 2020.
Ces règles stipulent que l’employé doit répondre aux critères suivants afin de pouvoir réclamer des dépenses de travail à domicile :
- L’employé était tenu par son employeur de travailler de la maison au cours de l’année; et
- L’espace de travail à domicile est l’endroit où l’individu a principalement (plus de 50 % du temps) effectué son travail au cours de l’année; ou
- La personne utilise l’espace de travail uniquement pour gagner son revenu d’emploi. Elle doit également l’utiliser sur une base régulière et continue pour rencontrer des clients ou d’autres personnes dans le cadre de ses fonctions.
L’employé doit également obtenir de son employeur un formulaire T2200, Déclaration des conditions de travail rempli et signé, qui atteste de l’arrangement de travail à domicile et du fait que l’employé est responsable du paiement des coûts associés à cet arrangement.
Les employés qui peuvent être admissibles à une déduction en vertu des règles pour 2023 devront conserver les documents nécessaires au calcul de celle-ci selon la méthode détaillée (la seule en vigueur pour 2023). À ce stade, il suffit de mettre de côté des documents tels que les factures de taxes foncières et de services publics, les reçus d’achats de fournitures de bureau, etc., qui seront utilisés au printemps prochain pour remplir la déclaration de 2023 et demander une déduction pour de telles dépenses.
Si le calcul des dépenses qui donnent droit à une déduction de dépenses de travail à domicile dans la déclaration de 2022 n’est pas particulièrement compliqué, les critères d’admissibilité à la déduction et la détermination du pourcentage des dépenses admissibles à cette déduction peuvent être détaillés, d’autant plus que l’éventail des arrangements de travail à domicile et des espaces de travail à domicile est presque illimité. L’ARC a fourni sur son site Internet un résumé très utile des règles générales de déduction des dépenses de travail à domicile pour l’année 2022, ainsi que des conseils quant à des situations particulières – par exemple, lorsque deux conjoints partagent le même espace de travail à domicile. Ces informations et ces conseils (y compris un document FAQ) se trouvent sur le site Internet de l’ARC : Dépenses de travail à domicile pour les employés (canada.ca).
