12/22/2022
Alors que la pandémie continue de s’affaiblir, les activités sociales traditionnelles des Fêtes offertes par l’employeur sont de nouveau devenues une réalité. Toutefois, comme dans tous les aspects de la vie en temps de pandémie, de telles activités seront probablement effectuées à la fois en présentiel et en virtuel.
Compte tenu des difficultés actuelles à attirer et à retenir des employés et du fait d’avoir à restaurer l’événement social annuel des Fêtes, les employeurs peuvent avoir tout intérêt à démontrer leur appréciation aux employés actuels au moyen d’un cadeau ou d’une récompense des Fêtes.
Ce dont ces employeurs ne veulent certainement pas, c’est de créer un casse-tête fiscal pour leurs employés. Malheureusement, le fait de ne pas planifier correctement le don de tels cadeaux ou de récompenses sous la forme de célébrations de fin d’année peut entraîner des conséquences fiscales imprévues et indésirables pour ces employés. Cette année, l’Agence du revenu du Canada (ARC) a réagi en mettant à jour ses politiques pour tenir compte de ces nouvelles réalités, reconnaissant ainsi les changements survenus au cours des trois dernières années en ce qui a trait aux cadeaux et aux événements sociaux offerts par l’employeur.
Essayer de formuler et d’administrer les règles fiscales relatives aux cadeaux et aux célébrations des Fêtes est un terrain miné pour l’ARC. En ce qui concerne un particulier ou même une entreprise, les montants en cause sont habituellement minimes, voire nominaux, et l’éventail de situations qui doivent être traitées par les règles fiscales connexes est pratiquement illimité. Par conséquent, le coût de rédaction et d’administration de ces règles peut être plus important que les recettes générées par l’application de ces règles, sans parler de la mauvaise volonté potentielle générée par l’imposition de conséquences fiscales aux cadeaux de vacances ou aux célébrations. Néanmoins, il est possible que les employeurs fournissent ce qui serait autrement une rémunération imposable sous forme de cadeaux des Fêtes, et il incombe aux autorités fiscales de veiller à ce que de telles situations ne passent pas à travers les mailles du filet fiscal.
Le point de départ des règles de l’ARC est que tout cadeau (en espèces ou non) reçu par un employé de la part de son employeur à un moment quelconque de l’année est considéré comme un avantage imposable, à inclure dans le revenu de l’employé pour cette même année.
L’ARC fait toutefois certaines concessions administratives dans ce domaine, en permettant aux employés de recevoir des cadeaux autres qu’en espèces (sous un plafond annuel déterminé) en franchise d’impôt, si ces dons sont faits à des dates ou à des événements importants, comme les fêtes religieuses comme Noël ou Hanoukka, ou à l’occasion d’un anniversaire, d’un mariage ou de la naissance d’un enfant.
En somme, la politique administrative de l’ARC consiste simplement à ce que ces cadeaux autres qu’en espèces offerts à un employé sans lien de dépendance avec l’employeur, quel que soit le nombre de ces cadeaux, ne soient pas imposables si la juste valeur marchande totale de tous ces dons reçus par cet employé (y compris la taxe sur les produits et services ou la taxe de vente harmonisée) est de 500 $ ou moins par année. La valeur totale de plus de 500 $ par année constituera un avantage imposable pour l’employé et doit être incluse sur le feuillet T4 de l’employé pour l’année et sur lequel l’impôt sur le revenu doit être payé.
Il est important de ne pas oublier le critère « autre qu’en espèces » imposé par l’ARC : la concession administrative de 500 $ par année ne s’applique pas à ce que l’ARC appelle les dons « en espèces ou quasi-espèces », et tous ces dons sont considérés comme un avantage imposable et inclus dans le revenu aux fins de l’impôt, quel qu’en soit le montant. À cette fin, l’ARC considère la monnaie et les chèques comme de l’argent comptant. De plus, dans les situations où un employé choisit et achète quelque chose, soumet un reçu à l’employeur et reçoit un remboursement pour cet achat, cet employé est considéré comme ayant reçu un cadeau en argent, au montant de l’achat ou du remboursement.
Il y a d’autres cas de dons faits à des employés qui ne sont pas aussi clairs, car même un cadeau ou une récompense ne pouvant pas être converti en argent comptant peut être considéré par l’ARC comme un don en quasi-argent. Il peut être difficile d’établir clairement la différence entre les dons en espèces ou en quasi-espèces et les dons autres qu’en espèces, et l’ARC fournit les renseignements suivants pour aider à éclaircir cette différence.
Exemple de cadeau ou de récompenses en quasi-espèces
- les choses facilement convertibles en espèces, comme des obligations, des titres ou des métaux précieux;
- les cartes-cadeaux (à l’exception de ce qui est décrit ci-dessous);
- une carte prépayée délivrée par une institution financière qui peut être utilisée pour payer des achats;
- la monnaie numérique qui est une monnaie électronique (par exemple, les cryptomonnaies qui ne sont pas émises par un gouvernement ou une banque centrale).
En vertu de la politique antérieure de l’ARC, les cartes-cadeaux étaient considérées comme des cadeaux en quasi-espèces et entièrement imposables pour l’employé qui les recevait, mais l’ARC a maintenant prévu une exception à cette politique. Plus précisément, à compter de l’année d’imposition 2022, une carte-cadeau qui répond à tous les critères suivants sera traitée comme un don autre qu’en espèces et sera assujettie aux règles habituelles régissant les dons autres qu’en espèces :
- la carte comporte un solde en argent et ne peut être utilisée que pour acheter des biens ou des services chez un seul détaillant ou un groupe de détaillants identifiés sur la carte;
- les termes et conditions d’utilisation de la carte-cadeau indiquent clairement que les montants chargés sur la carte ne peuvent pas être convertis en espèces;
- l’employeur tient un registre pour consigner les renseignements relatifs à la carte-cadeau, y compris la date à laquelle la carte-cadeau a été remise, le nom de l’employé et la raison pour laquelle la carte-cadeau a été remise, ainsi que le type et le montant de la carte-cadeau.
Il peut sembler presque impossible de planifier les cadeaux des Fêtes des employés sans contrevenir à une ou plusieurs des règles détaillées et politiques administratives entourant l’imposition de ces cadeaux et avantages. Toutefois, il est possible de planifier un régime fiscalement avantageux si les règles suivantes sont respectées.
Les cadeaux en espèces ou quasi-espèces doivent être évités, car ils créeront presque toujours un avantage imposable pour l’employé, peu importe l’importance du montant. La seule exception à cette règle est l’exception prévue par l’ARC, qui considère maintenant (pour 2022 et les années d’imposition suivantes) les chèques-cadeaux comme des dons autres qu’en espèces, mais seulement si ces chèques-cadeaux répondent aux critères énumérés ci-dessus.
Lorsque des cadeaux des Fêtes autres qu’en espèces sont offerts aux employés, les cadeaux d’une valeur maximale de 500 $ peuvent être reçus exempts d’impôt. L’employeur doit garder en tête le fait que la limite de 500 $ est une limite annuelle et non une limite ponctuelle. Lorsque l’employé reçoit des avantages qui ne sont pas en espèces d’une valeur totale de plus de 500 $ au cours d’une année d’imposition, la portion supérieure à 500 $ constitue un avantage imposable pour l’employé.
En plus des nouvelles règles régissant les cadeaux offerts aux employés, le traitement fiscal des événements sociaux des fêtes offerts par l’employeur a changé en vertu des nouvelles politiques de l’ARC. Bien que la politique de base déterminant si un événement crée ou non un avantage imposable pour les employés soit essentiellement la même, il existe une certaine différence dans la façon dont les événements virtuels et en personne sont traités aux fins de l’impôt.
La règle générale et de longue date veut qu’un événement social des Fêtes ne crée pas d’avantage imposable pour les employés lorsque l’événement est ouvert à tous les employés et que le coût par personne de l’événement est inférieur à un seuil précis.
Pour 2022, un événement social offert par l’employeur qui se déroule en personne ou qui combine une présence en personne et virtuelle ne créera pas d’avantage imposable pour les employés si le coût par personne est inférieur à 150 $. Les frais accessoires comme le transport à la maison, les frais de taxi et l’hébergement pour la nuit pour les participants ne sont pas inclus dans le coût total de l’événement. De plus, lorsque des cartes-cadeaux sont fournies aux employés qui participent « virtuellement », ces cartes-cadeaux doivent répondre aux critères énumérés ci-dessus, ce qui permet de les qualifier de cadeaux autres qu’en espèces.
Lorsqu’un événement social offert par l’employeur se déroule entièrement virtuellement, différentes limites s’appliquent, qui sont les suivantes :
- lorsqu’un événement social virtuel comprend des repas, des boissons et du service de livraison, l’événement ne constituera pas un avantage imposable pour les employés si le coût total est de 50 $ ou moins par employé;
- lorsqu’un événement social virtuel comprend des repas, des boissons, un service de livraison et des divertissements, l’événement ne constituera pas un avantage imposable pour les employés si le coût total est de 100 $ ou moins par employé.
Enfin, les employeurs doivent prendre note que lorsque les limites par employé décrites ci-dessus sont dépassées, le coût total par employé de l’événement est considéré comme un avantage imposable, et non seulement le montant par employé qui dépasse les limites établies. Au bout du compte, pour bénéficier de ces limites établies, les employeurs sont limités à tenir six événements sociaux payés par l’employeur ou moins chaque année.
La gamme et la variété des activités sociales et des cadeaux que peut offrir un employeur à ses employés sont presque illimitées, et lorsque le gouvernement cherche à rédiger des règles pour régir le traitement fiscal d’un tel éventail de possibilités, la complexité devient inévitable. Le meilleur conseil à donner aux employeurs dans les circonstances est d’examiner attentivement les types de cadeaux qui sont donnés et de tenir compte des limites monétaires imposées aux cadeaux autres qu’en espèces et aux rassemblements sociaux payés par l’employeur. Après tout, au bout du compte, un cadeau qui entraîne des conséquences fiscales imprévues et non désirées est peu susceptible de susciter beaucoup d’enthousiasme ou de bonne volonté de la part de l’employé qui le reçoit.
Changes in tax treatment of employee holiday celebrations and gifts
As the pandemic continues to wane, traditional employer-sponsored holiday social events have once again become a reality – although, as in all aspects of pandemic life, such events will likely be a hybrid of “virtual” and in-person functions.
In addition to restoring the annual holiday social event employers may, given the current difficulties in attracting and retaining employees, have an added incentive to show their appreciation to current employees by means of a holiday gift or bonus.
What such employers certainly don’t want to do is to create a tax headache for their employees. Unfortunately, it’s also the case that a failure to properly structure such gifts or other extras like holiday parties can result in unintended and unwelcome tax consequences to those employees. And this year, recognizing the ways in which holiday-related employer gifts and employer-sponsored social events have changed over the past three years, the Canada Revenue Agency (CRA) has responded by updating its policies to address those new realities.
Trying to formulate and administer the tax rules around holiday gifts and celebrations is something of a no-win situation for the CRA. On an individual or even a company level, the amounts involved are usually small, or even nominal, and the range of situations which must be addressed by the related tax rules are virtually limitless. As a result, the cost of drafting and administering those rules can outweigh the revenue generated by the enforcement of such rules, to say nothing of the potential ill-will generated by imposing tax consequences on holiday gifts or parties. Nonetheless, the potential exists for employers to provide what would otherwise be taxable remuneration in the guise of holiday gifts, and it’s the responsibility of the tax authorities to ensure that such situations don’t slip through the tax net.
The starting point for the CRA’s rules is that any gift (cash or non-cash) received by an employee from his or her employer at any time of the year is considered to constitute a taxable benefit, to be included in the employee’s income for that year.
The CRA does, however, make some administrative concessions in this area, allowing non-cash gifts (within a specified annual dollar limit) to be received tax-free by employees, as long as such gifts are given on significant dates or events, like religious holidays such as Christmas or Hanukkah, or on the occasion of a birthday, a marriage, or the birth of a child.
In sum, the CRA’s administrative policy is simply that such non-cash gifts to an arm’s length employee, regardless of the number of such gifts, will not be taxable if the total fair market value of all such gifts (including goods and services tax or harmonized sales tax) to that employee is $500 or less annually. The total value over $500 annually will be a taxable benefit to the employee and must be included on the employee’s T4 for the year, and on which income tax must be paid.
It’s important to remember the “non-cash” criterion imposed by the CRA, as the $500-per-year administrative concession does not apply to what the CRA terms “cash or near-cash” gifts, and all such gifts are considered to be a taxable benefit and included in income for tax purposes, regardless of amount. For this purpose, the CRA considers both currency and cheques to be cash. As well, in situations in which an employee selects and purchases something, submits a receipt to the employer and receives reimbursement for that purchase, that employee is considered to have received a cash gift, in the amount of the purchase/reimbursement.
Other instances of gifts made to employees are not so clear cut, as even a gift or award which cannot be converted to cash can be considered by the CRA to be a near-cash gift. Drawing a firm line between cash/near-cash gifts and non-cash gifts can be difficult, and the CRA provides the following information to help clarify that difference.
Examples of a near-cash gift or award
- Something easily converted to cash, such as bonds, securities, or precious metals;
- Gift cards (with the exception outlined below);
- A prepaid card issued by a financial institution that can be used to pay for purchases; and
- Digital currency which is electronic money (i.e., cryptocurrencies not issued by a government or central bank).
Under the CRA’s previous policy, gift cards were considered to be near-cash gifts and fully taxable to the employee who received one, but the CRA has now carved out an exception to that policy. Specifically, effective as of the 2022 tax year, a gift card that meets all of the following criteria will be treated as a non-cash gift, and subject to the usual rules governing non-cash gifts:
- the card comes with money already on it and can only be used to purchase goods or services from a single retailer or group of retailers identified on the card;
- the terms and conditions of the gift card clearly state that amounts on the card cannot be converted into cash; and
- the employer keeps a log to record details of the gift card information including the date, the employee’s name and the reason for providing the gift card, as well as the type and amount of the gift card.
It may seem nearly impossible to plan for employee holiday gifts without running afoul of one or more of the detailed rules and administrative policies surrounding the taxation of such gifts and benefits. However, designing a tax-effective plan is possible, if the following rules are kept in mind.
Cash or near-cash gifts should be avoided, as they will, no matter how large or small the amount, almost always create a taxable benefit to the employee. The sole exception to that rule is the exception carved out by the CRA which now (for 2022 and subsequent tax years) treats gift certificates as non-cash gifts, but only where such gift certificates meet the criteria listed above.
Where non-cash holiday gifts are provided to employees, gifts with a value of up to $500 can be received free of tax. The employer must be mindful of the fact that the $500 limit is a per-year and not a per-occasion limit. Where the employee receives non-cash gifts with a total value of more than $500 in any one taxation year, the portion over $500 is a taxable benefit to the employee.
In addition to the new rules governing employee gifts, the tax treatment of employer sponsored holiday social events has changed under the CRA’s new policies. While the basic policy which determines whether an event does or does not create a taxable benefit to employees is essentially the same, there is some difference in the way virtual and in-person events are treated for tax purposes.
The general and long-standing rule is that a holiday social event does not create a taxable benefit to employees where the event is open to all employees and the per-person cost of the event is below a specified threshold.
For 2022, an employer-sponsored social event which is in-person or is a combination of in-person and virtual attendance will not create a taxable benefit for employees if the per-person cost is less than $150. Ancillary costs such as transportation home, taxi fare, and overnight accommodation for attendees are not included in the total cost limit for the event. As well, where gift cards are provided to employees who are attending “virtually”, such gift cards must meet the criteria listed above which allows the characterization of such gift cards as a non-cash gift.
Where an employer-sponsored social event is entirely virtual in nature, different limits apply. Those limits are as follows.
- where a virtual social event includes meals, beverages, and delivery services, the event will not be a taxable benefit to employees if the total cost is $50 per employee or less.
- where a virtual social event includes meals, beverages, delivery services, and entertainment, the event will not be a taxable benefit to employees if the total cost is $100 per employee or less.
Finally, employers should note that where the per employee dollar limits outlined above are exceeded, the entire per-employee cost of the event is treated as a taxable benefit – not just the amount by which the per-employee cost exceeds those prescribed dollar limits. And, finally, in order to benefit from those prescribed limits, employers are restricted to holding six or fewer employer-paid social events each year.
The range and variety of social events and employee gifts which can be provided by an employer to its employees is almost limitless, and where the government seeks to draft rules to govern the tax treatment of such a range of possibilities, complexity is inevitable. The best advice to be given to employers in the circumstances is to consider carefully the kinds of gifts which are given and to be mindful of the dollar amount limits imposed on non-cash gifts and employer-paid social gatherings. After all, at the end of the day, a gift which results in unintended and unwanted tax consequences is unlikely to engender much holiday spirit or goodwill on the part of the employee who receives it.
