When the Taxman has Questions about your Return

By the beginning of August almost every Canadian has filed his or her income tax return for the previous year and has received the Notice of Assessment issued by the Canada Revenue Agency (CRA) with respect to that filing. Most taxpayers, therefore, would consider that their annual filing and payment obligations for the year are now in the past.

It is, therefore, a little surprising to receive a communication from the CRA at this time of year and more than a little unsettling to find out that the Agency has some further questions about the tax return filing that the taxpayer thought was already completed. Notwithstanding, that’s an experience that millions of taxpayers will have over the next few weeks and months.

Between February 7 and July 17 of this year, the Canada Revenue Agency received and processed just under 29.5 million individual income tax returns filed for the 2021 tax year and issued a Notice of Assessment in respect of each one of those returns. The sheer volume of returns and the processing turnaround timelines mean that the CRA does not (and cannot possibly) do a manual review of the information provided in a return prior to issuing the Notice of Assessment. Rather, all returns are scanned by the Agency’s computer system and a Notice of Assessment is then issued.

In addition, the CRA has, for many years, been encouraging taxpayers to fulfill their filing obligations online, through one of the Agency’s electronic filing services. This year, just over 27 million (or 92.1%) of individual returns for 2021 were filed by electronic means. While e-filing means that the turnaround for processing of returns is much quicker, there is, by definition, no paper involved. The Canadian tax system has always been what is termed a “self-assessing” system, in which taxpayers report income earned and claim deductions and credits to which they believe they are entitled. Prior to the advent of e-filing there were means by which the CRA could easily verify claims made by taxpayers. Where returns were paper-filed, taxpayers were usually required to include receipts or other documentation to prove their claims, whatever those claims were for. For the over 92% of returns which were filed this year by electronic means, no such paper trail exists. Consequently, the potential exists for misrepresentation of such claims (or simple reporting errors) on a large scale.

The CRA’s response to that risk is to conduct a variety of review programs, some of them before a Notice of Assessment is issued for the taxpayer’s return, and others after that Notice of Assessment has been issued and sent to the taxpayer. Regardless of the timing, in all cases the purpose of the review is to obtain from the taxpayer the information or documentation needed to support claims for deductions or credits made by the taxpayer on the return. The CRA also administers a Matching Program, in which information reported on the taxpayer’s return (both income and deductions) is compared to information provided to the CRA by third-party sources (like T4s filed by employers or T5s filed by banks or other financial institutions).

Being selected for review under either program means, for the individual taxpayer, the possibility of receiving unexpected correspondence, or a telephone call, from the CRA. Receiving such correspondence or call from the tax authorities is almost guaranteed to unsettle the recipient taxpayer, who may immediately conclude that he or she has done something very wrong and is facing a big tax bill. However, in the vast majority of cases, the contact is just a routine part of the Agency’s processing review mandate.

A taxpayer whose return is selected as part of a processing review program will be asked to provide verification or proof of deductions or credits claimed on the return – usually by way of receipts or similar documentation. Or, where figures which appear on an information slip – for instance, the amount of employment income earned – don’t match up with the amount of employment income reported by the taxpayer, he or she will be contacted to provide an explanation of the discrepancy.

Of course, most taxpayers are not concerned so much with the kind of program or programs under which they are contacted as they are with why their return was singled out for review or follow-up. Many taxpayers assume that it’s because there is something wrong on their return, or that the letter is the start of a tax audit process, but that’s not necessarily the case. Returns are selected by the CRA for post-assessment review for a number of reasons. Canada’s tax laws are complex and, over the years, there are areas in which the CRA has determined that taxpayers are more likely to make errors on their return. Consequently, a return which includes claims in those areas (like dependant tax credit claims, claims for medical expenses, moving expenses, or tuition tax credits) may have an increased chance of being reviewed. Where there are deductions or credits claimed by the taxpayer which are significantly different or greater than those claimed in previous returns, that may attract the CRA’s attention. And, if the taxpayer’s return has been reviewed in previous years and, especially, if an adjustment was made following that review, subsequent reviews may be more likely. Finally, many returns are picked for the processing review programs simply on the basis of random selection.  

Regardless of the reason for the follow-up, the process is the same. Taxpayers whose returns are selected for review will be contacted by the CRA, usually by letter, identifying the deduction or credit for which the CRA wants documentation or the income or deduction amount about which a discrepancy seems to exist. The taxpayer will be given a reasonable period of time – usually a few weeks from the date of the letter – in which to respond to the CRA’s request. That response should be in writing, attaching, if needed, the receipts or other documentation which the CRA has requested. All correspondence from the CRA under its review programs will include a reference number, which is usually found in the top right-hand corner of the CRA’s letter. That number is the means by which the CRA tracks the particular inquiry, and should be included in the response sent to the Agency. It’s important to remember, as well, that it’s the taxpayer’s responsibility to provide proof, where requested, of any claims made on a return. Where a taxpayer does not respond to a CRA request or does not provide such proof, the Agency will proceed on the basis that the requested verification or proof does not exist and will assess or reassess accordingly.

Taxpayers who have registered for the CRA’s online tax program My Account (or whose representative is similarly registered for the Agency’s Represent a Client online service) can usually submit required documentation electronically. More information on how to do so can be found on the CRA website at Submitting documents online – Pre-assessment Review, Processing Review and Request Verification Programs - Canada.ca.

Whatever the reason a particular return was selected for post-assessment review by the CRA, one thing is certain: A prompt response to the CRA’s enquiry, providing the Agency with the information or documentation requested, will, in the vast majority of cases, bring the matter to a speedy conclusion, to the satisfaction of both the Agency and the taxpayer. The CRA website also includes more detailed information on the return review process, which is available at https://www.canada.ca/en/revenue-agency/services/tax/individuals/topics/about-your-tax-return/review-your-tax-return-cra.html.

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Au début du mois d’août, pratiquement tous les Canadiens ont produit leur déclaration de revenu pour l’année précédente et ont reçu l’avis de cotisation de la part de l’Agence du revenu du Canada (ARC) associé. La plupart des contribuables pensent alors que leurs obligations annuelles en matière de production et de paiement sont honorées.

Par conséquent, il est surprenant que l’ARC communique avec un contribuable à ce temps de l’année et encore plus perturbant de constater que l’Agence a des questions au sujet d’une déclaration de revenu que l’on croyait réglée. Malgré tout, c’est ce que vivront des millions de contribuables au cours des prochaines semaines et des prochains mois.

Entre le 7 février et le 17 juillet cette année, l’ARC a reçu et traité un peu moins de 29,5 millions de déclarations de revenu de particuliers pour l’année d’imposition 2021 et a envoyé tout autant d’avis de cotisation. Le volume élevé de déclarations et le délai d’exécution de leur traitement font que l’ARC ne procède pas à une analyse manuelle des renseignements inscrits sur la déclaration avant d’envoyer l’avis de cotisation (elle ne le pourrait pas, d’ailleurs). Toutes les déclarations sont plutôt numérisées par le système informatique de l’ARC, puis un avis de cotisation est envoyé.

Par ailleurs, depuis plusieurs années, l’ARC encourage les contribuables à produire leur déclaration de revenu en ligne, au moyen de l’un des services de déclaration électronique de l’Agence. Cette année, un peu plus de 27 millions (ou 92,1 %) des déclarations de particuliers ont été produites par voie électronique pour l’année 2021. Non seulement le délai d’exécution pour le traitement des déclarations en ligne est accéléré, mais, par définition, aucun papier n’est utilisé. Le système d’impôt du Canada a toujours été un système de type « autoévaluation » dans lequel les contribuables déclarent leur revenu et demandent les déductions et les crédits auxquels ils pensent avoir droit. Avant l’avènement de la production en ligne, il existait certains moyens par lesquels l’ARC pouvait facilement vérifier les demandes faites par les contribuables. Lorsque les déclarations étaient faites sur papier, les contribuables devaient normalement inclure les reçus ou autres documents pour appuyer leurs demandes, peu importe la demande. Pour plus de 92 % de déclarations, qui ont été produites par voie électronique, aucune trace papier n’existe. Par conséquent, la marge d’erreur est beaucoup plus grande, que ce soit en raison d’une mauvaise interprétation des demandes ou d’une simple erreur de déclaration.

Pour pallier ce risque, l’ARC dispose d’une série de programmes d’examen, dont certains sont mis en place avant l’envoi de l’avis de cotisation au contribuable et d’autres après l’envoi de l’avis de cotisation. Peu importe le moment, l’objectif de l’examen est toujours d’obtenir des renseignements ou les documents auprès du contribuable qui sont nécessaires pour appuyer les demandes de déduction ou de crédit faites sur sa déclaration de revenu. L’ARC gère également un programme de rapprochement : les renseignements inscrits dans la déclaration du contribuable (le revenu et les déductions) sont comparés aux renseignements fournis à l’ARC par d’autres sources (comme les T4, remplis par les employeurs ou les T5 produits par les banques ou autres institutions financières).

Si un contribuable particulier fait l’objet d’un examen en vertu de l’un de ces programmes, il peut recevoir du courrier inattendu, ou même un appel, de l’ARC. Recevoir du courrier ou un appel de la part des autorités fiscales est sans conteste déroutant pour le contribuable particulier, qui peut conclure immédiatement qu’il a fait quelque chose de terrible et qu’il devra payer un gros montant. Toutefois, dans la grande majorité des cas, il s’agit d’une vérification de routine faisant partie du mandat d’examen de l’Agence.

Si la déclaration d’un contribuable est sélectionnée dans le cadre d’un programme d’examen, ce dernier devra fournir des preuves pour appuyer sa demande de déduction ou de crédit. Le plus souvent, il devra présenter des reçus ou d’autres documents de même nature. Si les montants indiqués sur un feuillet (par exemple, le montant d’un revenu d’emploi) ne correspondent pas au montant du revenu d’emploi déclaré par le contribuable, ce dernier devra expliquer cet écart.

Bien sûr, le type de programme en vertu duquel les contribuables sont sollicités leur importe peu, car ils se demandent pourquoi leur déclaration a été retenue à des fins d’examen ou de suivi. La plupart estiment que quelque chose cloche avec leur déclaration ou encore que la lettre reçue marque le début d’un processus de contrôle fiscal, alors que ce n’est pas nécessairement le cas. Les déclarations sont sélectionnées par l’ARC à titre d’examen post-traitement pour diverses raisons. Les lois fiscales canadiennes sont complexes et, au fil des ans, l’ARC a déterminé que dans certains domaines les contribuables sont plus susceptibles de faire des erreurs de déclaration. Par conséquent, une déclaration contenant des demandes dans ces domaines (comme une demande de crédit d’impôt indépendant, une demande pour frais médicaux, pour frais de déménagement ou pour frais de scolarité) est plus susceptible de faire l’objet d’un examen. Si les déductions ou crédits demandés par le contribuable sont très différents ou beaucoup plus élevés que ceux demandés dans les déclarations précédentes, cela peut attirer l’attention de l’ARC. En outre, si la déclaration d’un contribuable a fait l’objet d’un examen dans les années précédentes et surtout si un ajustement a été apporté à la suite de cet examen, il est fort probable que les déclarations subséquentes fassent aussi l’objet d’un examen. Enfin, de nombreuses déclarations sont sélectionnées dans le cadre des programmes d’examen simplement au hasard.

Peu importe la raison du suivi, le processus reste le même. L’ARC communiquera avec les contribuables dont la déclaration fait l’objet d’un examen, habituellement par courrier : la lettre indiquera la déduction ou le crédit pour lequel l’ARC exige des documents ou le montant du revenu ou de la déduction pour lequel il semble y avoir un écart. Le contribuable disposera d’un délai raisonnable (habituellement quelques semaines à compter de la date de la lettre) pour répondre à la demande de l’ARC. Cette réponse devra se faire par écrit et inclure, au besoin, les reçus ou autres documents exigés par l’ARC. Toute communication provenant de l’ARC en vertu de l’un de ses programmes d’examen contiendra un numéro de référence, qui se trouve habituellement au coin supérieur droit de la lettre envoyée par l’ARC. Ce numéro est le moyen par lequel l’ARC peut retrouver la requête en particulier et il doit être inclus dans la réponse envoyée à l’Agence. Il est important de noter que le contribuable est responsable de fournir des preuves, lorsque cela est exigé, pour toute demande faite sur une déclaration. Si un contribuable ne répond pas à une demande de l’ARC ou ne fournit pas la preuve exigée, l’Agence considérera que la preuve n’existe pas ou que les vérifications n’ont pas été faites et devra procéder à un nouveau traitement de la déclaration de revenu.

Les contribuables qui se sont inscrits sur la plateforme numérique Mon dossier de l’ARC (ou dont le représentant est inscrit au service en ligne Représenter un client de l’ARC) peuvent habituellement fournir les documents demandés par voie électronique. De plus amples renseignements sur la manière de procéder se trouvent sur le site Web de l’ARC, ici : Soumettre des documents en ligne – Programmes d’examen précotisation, de la revue du traitement, de la vérification de la demande et de rapprochement.

Peu importe la raison pour laquelle une déclaration a été sélectionnée à des fins d’examen post-traitement par l’ARC, une chose est sûre. Une réponse prompte à la demande de l’ARC, incluant tous les renseignements ou documents demandés, accélérera dans la plupart des cas le processus d’examen, et ce, pour le bien du contribuable et de l’Agence. Le site Web de l’ARC contient aussi d’autres renseignements détaillés sur le processus d’examen des déclarations, au https://www.canada.ca/fr/agence-revenu/services/impot/particuliers/sujets/tout-votre-declaration-revenus/examen-votre-declaration-revenus-arc.html.